Làm thế nào để doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí văn phòng? Tham khảo ngay 6 mẹo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí văn phòng cực hiệu quả sau.
Xem thêm:
Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng tại Hà Nội chi tiết | BDS24Gio
1. Đơn giản hóa bộ máy quản lý doanh nghiệp
Với một doanh nghiệp, việc phân chia nhiều cấp bậc trong bộ máy quản lý sẽ giúp làm việc khoa học hơn. Tuy vậy, điều này lại làm tăng chi phí nhân sự lên sao. Đặc biệt, với doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ là một gánh nặng lớn. Do đó, nếu doanh nghiệp chưa ổn định thì nên cân nhắc các vị trí trợ lý, phó phòng, trưởng nhóm,… để tối ưu hóa công việc cho trưởng phòng. Điều này sẽ giúp bộ máy bớt cồng kềnh và việc quản lý cũng thuận tiệt, tiết kiệm hơn.
2. Ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh
Việc áp dụng công nghệ vào kinh doanh cho phép các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều kinh phí hơn. Từ đó, thúc đẩy nhanh sự phát triển chung của cả doanh nghiệp. Các dịch vụ điện thoại, thanh toán trực tuyến, phần mềm quản lý bán hàng và ứng dụng máy tính từ xa sẽ không cần tốn nhiều thời gian, nhân lực để vận hành. Thay vào đó, ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp và tiết kiệm hơn.
3. Áp dụng nguyên lý Pareto
Nguyên lý Pareto (quy luật 80/20) sẽ được áp dụng rất hiệu quả trong trường hợp này. Các doanh nghiệp thường sẽ ít để ý đến 80% lợi nhuận mình có được từ 20% khách hàng trung thành. Nhiều doanh nghiệp dành ra quá nhiều chi phí để tìm kiếm 80% khách hàng mới những chỉ đem đến 20% lợi nhuận. Ngoài ra, họ còn quên đi rằng, khách hàng cũ sẽ không mất tiền PR, quảng cáo mà vẫn có thể kinh doanh hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp nên dành chi phí để phát triển hệ thống khách hàng từ quan hệ cũ.
4. Sử dụng dịch vụ văn phòng
Thay vì phải tự mua đất xây dựng văn phòng doanh nghiệp có thể tính tới việc dùng các dịch vụ cho thuê văn phòng hiện nay. Đặc biệt, với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây là phương án tối ưu giúp doanh nghiệp hạn chế nhiều chi phí mà vẫn có thể sử dụng được nhiều tiện ích khác nhau.
5. Đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp
Việc đảm bảo an toàn lao động sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể chi phí hoạt động. Bạn hãy suy xét đến phí tổn cả trực tiếp và gián tiếp khi có 1 tai nạn xảy ra gồm:
- Phí chi trả 1 phần bảo hiểm
- Năng suất giảm trong khi nhân viên nghỉ
- Chi phí cho việc làm thay ca và thời gian cho nhân viên đó
- Chi phí thuốc thang
- Tốn tiền bạc và thời gian để điều tra nguyên nhân của tai nạn
- Tinh thần lao động giảm sút
- Mất uy tín công ty và chi phí cho quan hệ công chúng
- Tiền phạt và án phí từ cơ quan chính phủ trong một số trường hợp.
6. Giảm chi phí văn phòng phẩm
Các đồ dùng văn phòng phẩm như giấy, mực, gửi thư, bưu chính,… có vẻ là những thứ vụn vặt nhưng nó lại khá tốn kém và chiếm một khoản chi phí khá lớn. Đặc biệt là các vấn đề liên quan đến giấy tờ nhiều. Theo thống kế, hiện nay các doanh nghiệp lớn mất tới hơn 30 triệu đồng mỗi năm cho các giấy tờ không cần thiết. Do đó, doanh nghiệp nên quán triệt nhân viên trong việc sử dụng văn phòng phẩm, các dịch vụ văn phòng khách để giảm thiểu chi phí văn phòng. Thay vào đó, hãy chuyển đổi sử dụng hệ thống kỹ thuật số để quản lý.
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn một số mẹo giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí văn phòng hiệu quả. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn.