Bạn đang có nhu cầu tìm thuê văn phòng tại Hà Nội? Bạn cần một văn phòng đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp mình? Không gian bạn cần phải mang lại hiệu quả trong công việc hay thuận lợi về vị trí? Giá cả, hợp đồng thuê như thế nào? Nếu đang chưa biết cách thuê văn phòng thế nào cho hợp lý nhất hãy tham khảo những kinh nghiệm tìm thuê văn phòng tại Hà Nội chúng tôi chia sẻ dưới đây.
Xem thêm: Kinh nghiệm đi thuê mặt bằng kinh doanh
Bạn đã gặp phải những khó khăn gì khi đi thuê văn phòng
Nếu là người thường phải đi thuê văn phòng cho công ty, doanh nghiệp hay cho chính cá nhân mình chắc hẳn bạn đã từng gặp qua những khó khăn sau:
- Không tìm được văn phòng thuận tiện cho việc kinh doanh, công việc hay gặp gỡ khách hàng.
- Khó tìm văn phòng có diện tích sử dụng phù hợp với quy mô công ty.
- Giá thuê văn phòng không phù hợp với ngân sách đưa ra.
- Văn phòng có thiết kế không đẹp, không phù hợp hoặc phải sửa chữa, cải ạo nhiều.
- Bạn đã tìm được văn phòng nhưng lại không thỏa mãn những điều khoản trong hợp đồng thuê, thời gian và cách thức quản lý với bên cho thuê.
Chia sẻ những kinh nghiệm tìm thuê văn phòng tại Hà Nội
Bước 1: Xác định nhu cầu
Xác định rõ nhu cầu sử dụng là yếu tố đầu tiên, vô cùng quan trọng mà bạn không thể bỏ qua. Ngay từ đầu bạn nên vạch ra được những tiêu chí sau:
- Mục tiêu: loại hình công ty bạn đang kinh doanh có ảnh hưởng đến mục tiêu này không? Bạn cần môi trường làm việc chuyên nghiệp hay nơi thoải mái, không hạn chế giờ giấc? Văn phòng có thể kết hợp kinh doanh và đón đối tác không?
- Diện tích: cần xem xét số lượng nhân viên trong công ty, mức độ sử dụng để xác định diện tích phù hợp. Đa số công ty nào làm việc về thiết kế, sáng tạo online thì sẽ không cần mặt bằng quá lớn. Tuy nhiên diện tích tối thiểu sẽ là 4m2/người.
- Vị trí: vị trí của văn phòng sẽ giúp nâng tầm vị thế, tạo sự thuận tiện cho cả nhân viên và đối tác trong việc đi lại, hợp tác. Lựa chọn vị trí phù hợp sẽ giúp bạn mở rộng kinh doanh, quan hệ và nắm bắt cơ hội tốt hơn. Nên chọn ở khu vực có giao thông thuận tiện, có khu vực để xe cho cả nhân viên và khách hàng.
- Thời gian thuê: thường thời gian cho thuê từ chủ đầu tư là 6 tháng – 1 năm. Bạn nên có kế hoạch thuê rõ ràng để đảm bảo hiệu quả làm việc tốt nhất và tiết kiệm chi phí.
Bước 2: Xác định hình thức thuê văn phòng
Có 2 kiểu văn phòng cho thuê phổ biến sau:
- Văn phòng truyền thống: bạn sẽ phải thuê mặt bằng, tự set-up toàn bộ nội thất, trang thiết bị trong văn phòng.
- Văn phòng thông minh: còn gọi là cho thuê văn phòng trọn gói – văn phòng chia sẻ, là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với hình thức này, doanh nghiệp không cần bỏ chi phí thuê mặt bằng, trang trí nội thất, cũng không cần trả chi phí điện nước, wifi, được quyền sử dụng toàn bộ không gian, tiện ích chung,….
Bước 3: Lựa chọn phương án
- Thuê biệt thự:
Kiểu này sẽ có ưu điểm là sang trọng, view đẹp nên rất nhiều công ty, tập đoàn lớn lựa chọn. Tuy nhiên, biệt thự thường có diện tích khá rộng, không thể sử dụng hết diện tích và chức năng của văn phòng. Mức giá thuê thường từ 35 triệu trở lên và khá đắt với những doanh nghiệp vừa/nhỏ.
- Thuê văn phòng trọn gói:
Thường nằm trong các tòa văn phòng với các tiện ích đi kèm. Ngoài ra, bạn có thể được làm việc với nhiều doanh nghiệp khác nhau giúp mở ra cơ hội kinh doanh, phát triển. Giá thuê khá hợp lý nên có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp.
- Thuê nhà riêng:
Đây là không gian có mức độ riêng tư cao, an ninh tốt, gần khu dân cư nên thuận lợi cho việc đi lại. Cũng giống với biệt thự, khi thuê nhà riêng bạn cần sắm sửa các trang thiết bị từ đầu, phải trả chi phí không nhỏ cho việc thuê lại mặt bằng.
- Thuê chung cư và gói văn phòng ảo:
Chung cư thường có diện tích phù hợp với những công ty nhỏ. Thông thường chung cư sẽ không được dùng làm địa chỉ đăng ký kinh doanh mà cần kết hợp với gói văn phòng ảo. Mức giá thuê chung cư cũng không quá đắt nên có thể phù hợp với nhiều doanh nghiệp.
Bước 4: Cách tìm văn phòng giá rẻ tại Hà Nội
Có 4 cách tìm văn phòng giá rẻ tại Hà Nội như sau:
- Cách 1: đăng tải thông tin nhu cầu lên các trang mạng xã hội nhờ sợ giúp đỡ của bạn bè, người quen.
- Cách 2: tự đi tìm văn phòng tại những khu vực bạn quan tâm.
- Cách 3: tìm thông tin trên Google.
- Cách 4: Liên hệ văn phòng Bất động sản 24 giờ hoặc vào trang web https://bds24gio.vn/ để tìm thông tin cần thiết.
Bước 5: Tìm hiểu những tiêu chí để giúp bạn thuê văn phòng giá rẻ chất lượng tốt
- Diện tích văn phòng cần rộng rãi, thoải mái trong quá trình làm việc.
- Nhà vệ sinh thiết kế trong hoặc ngoài khu vực văn phòng tùy theo nhu cầu mỗi người. Cần đảm bảo thiết bị vệ sinh và hệ thống nước hoạt động tốt nhất.
- Hệ thống điều hòa ổn định.
- Có kính chịu lực ở cả cửa sổ lẫn cửa ra vào.
- Hệ thống thang may làm việc tốt, phục vụ đủ cho nhu cầu sử dụng của nhân viên.
- Chỗ để xe đủ rộng để có thể chứa được hết xe nhân viên.
- Địa chỉ văn phòng rõ ràng để tránh khách hàng nhầm lẫn.
Những điều cần lưu ý và làm rõ khi thuê văn phòng
- Xác định rõ diện tích văn phòng bạn sử dụng là bao nhiêu. Diện tích này gồm khu vực hành lang, nhà vệ sinh,….
- Nếu thuê văn phòng ở tòa nhà thường mức giá sẽ cố định theo mét vuông. Nếu bạn thuê biệt thự, chung cư thì có thể thương lượng khi đàm phán hợp đồng.
- Các chi phí như điện, nước, vệ sinh,… cần hỏi rõ ràng, có nằm trong tiền thuê văn phòng không? Nếu không thì chi phí tính ra sao?
- Nếu thuê văn phòng building thì nên chọn tòa nhà có điều hòa âm trần.
- Nhà vệ sinh riêng biệt cho từng công ty hay dùng chung?
- Nội quy giờ giấc làm việc như thế nào?
- Văn phòng có chỗ gửi xe thoải mái không?
- Tránh thuê văn phòng hướng Tây vì trời mùa hè nóng sẽ khiến bạn tốn nhiều điện hơn.
- Không nên ham thuê văn phòng ở tầng quá cao vì nếu hệ thống thang máy có vấn đề thì sẽ rất mệt.
Những điều lưu ý khi ký kết hợp đồng
- Số tiền đặt cọc là bao nhiêu? Số tiền cọc giữ trong bao nhiêu tháng?
- Mức tiền thuê tăng định kỳ khi thuê ở tòa nhà.
- Trách nhiệm sửa chữa nội thất, thiết bị toàn nhà sẽ do bên nào chịu trách nhiệm?
- Thời hạn thuê văn phòng là bao lâu?
- Mức bồi thường khi một trong hai bên chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là gì?
Có thể thấy việc thuê văn phòng làm việc thường sẽ gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, khi bạn nắm bắt được các kinh nghiệm và điều kiện cần có thì sẽ thuê được văn phòng đẹp, phù hợp. Hy vọng những kinh nghiệm tìm thuê văn phòng tại Hà Nội chúng tôi chia sẻ phía trên sẽ hữu ích với bạn.