Một quy trình quản lý kho được kiểm soát tốt sẽ giúp bạn giảm thiểu chi phí đáng kể cho việc quản lý kho cũng như đơn giản hóa việc kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Tránh được tình trạng hàng mất, hàng thất lạc hay nhầm số lượng thực tế có trong kho. Vậy để quản lý kho hàng của cá nhân hay doanh nghiệp tốt nhất thì các bạn cần phải nắm vững được quy trình quản lý kho một cách hiệu quả.
Xem thêm: Thuê kho chứa hàng có phải đăng ký kinh doanh không?
Quy trình quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho được hiểu nôm na đó là việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày như nhập, xuất, bán, tồn kho, chuyển kho, hàng trả lại… giúp quản lý kho hàng của bạn được hiệu quả, cũng như giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Tại sao cần có quy trình quản lý kho?
Một quy trình quản lý kho hiệu quả giúp cho hệ thống lưu trữ hàng hóa của bạn sẽ được kiểm soát chặt chẽ, được sự lưu thông hàng hóa được hiệu quả. Ngoài ra một quy trình quản lý kho hàng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp bởi những yếu tố như:
- Khi thực hiện quy trình quản lý kho sẽ giúp các khâu hay các bộ phận được nắm rõ quy trình và tuân thủ thực hiện theo đúng quy định.
- Giúp doanh nghiệp có thể bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn trong kho, chất lượng hàng hóa bằng những con số chính xác.
- Giúp cho các chủ cửa hàng hay chủ doanh nghiệp thể yên tâm để thực hiện các công việc khác: Bởi một quy trình quản lý kho nghiêm ngặt thì nhân viên sẽ nghiêm túc tuân thủ thực hiện các bước.
- Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được xử lý nhanh chóng
- Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ tạo tác phong làm việc nhanh nhẹn, chuyên nghiệp, từ khâu tìm sản phẩm cho tới xuất sản phẩm.
Quy trình quản lý kho chuẩn cho các shop bán lẻ
Một quy trình quản lý kho chuẩn cho các shop bán lẻ quần áo sẽ có đủ 7 bước sau đây:
Bước 1: Nhập kho
Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng giúp cho việc quản lý tồn kho được chính xác. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Đây là công đoạn đòi hỏi sự chính xác và nghiêm túc, bởi nếu như việc nhập kho sai thì dù ở bước tiếp theo có quản lý tốt cũng không còn có tác dụng gì nữa.
Để tối ưu được bước nhập kho thì khi liên hệ đến nhà cung cấp bạn cần phải đưa ra được một số yêu cầu như sau;
- Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng
- Số lượng sản phẩm ở trong 1 thùng và các thông tin cần có trên nhãn
Khi nhận hàng thì người bàn giao cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp và trong đó sẽ thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp. Người tiếp nhận hàng hóa sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng và đồng thời sẽ kiểm đếm số lượng hàng hóa sau đó cho tiến hành xếp dỡ.
Bước 2: Lưu kho
Bước lưu kho này nhân viên phụ trách lưu kho sẽ có nhiệm vụ như sau;
- Sẽ phải tiến hành hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết như danh mục kho vật tư, biên bản lưu kho.
- Sẽ sắp xếp hàng hóa trong kho cẩn thận và ngăn nắp
- Lên sơ đồ kho theo vị trí các kệ hàng hóa
Bước 3: Nhặt hàng
Nếu như các bước lưu kho trong quá trình quản lý kho ở trên mà được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng sẽ không có gì khó khăn cả.
Hiện nay, có thể thành 2 cách nhặt hàng đó là nhặt hàng theo đơn hàng và nhặt theo cụm.
- Nhặt hàng theo đơn: Khi có đơn hàng, nhân viên sẽ in đơn và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop có kinh doanh nhỏ và có ít đơn trong ngày.
- Nhặt hàng theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng lại với nhau và đồng thời sau đó sẽ xuất ra danh sách các mặt hàng kèm theo số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó và sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Quy trình đóng gói của mỗi cửa hàng sẽ khác nhau nhưng cần phải đáp ứng ứng được 2 mục đích sau đây:
- Cần phải đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển
- Tối ưu được khối lượng của sản phẩm để giảm thiểu được chi phí giao hàng.
Sau khi hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển và lúc này hàng hóa sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.
Bước 5: Hoàn hàng
Hoàn hàng là 1 quy trình khá phức tạp và nó sẽ có sự ảnh hưởng từ nhiều yếu tố. Tuy nhiên sẽ có 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ:
- Cần phải trả hàng theo đúng chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân. Những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp.
- Cần có quy định với các hàng hóa trả lại.
- Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn cũng cần phải được khấu trừ.
Bước 6: Kiếm hàng
Kiểm hàng là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên để phát hiện thất thoát được nhanh chóng nhất. Bạn chỉ cần đảm bảo kho luôn gọn gàng và có 1 quy trình kiểm kê hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra được trơn tru, nhanh gọn.
Với sự hỗ trợ của 1 phần mềm mềm quản lý kho hàng hóa thì việc kiểm kê hàng hóa sẽ trở nên dễ dàng hơn. Sau khi hoàn thành kiểm kho, bạn có thể thực hiện cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật theo đúng số lượng thực tế đã kiểm đếm. Ngoài ra, việc kiểm kho cũng có một mục đích khác quan trọng không kém đó là xác định được thời điểm cần nhập hàng và xác định số lượng cần nhập. đây cũng là vấn đề mà tất cả các chủ cửa hàng cần quan tâm và điều chỉnh.
Bước 7: Thống kê báo cáo
Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho mà bạn cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả việc quản lý kho cũng như đưa ra được kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời.
- Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
- Xem các mặt hàng tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh
- Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có thể lên kế hoạch nhập hàng, xả hàng phù hợp.
- Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
- Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc hay lý do gây thất thoát.
Bài viết trên đây là các quy trình quản lý kho kho hiệu quả. Các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần nắm vững các bước, phân bổ nhân sự sao cho hợp lý để thực hiện quy trình quản lý kho được hiệu quả và chuyên nghiệp.