Khi chuyển văn phòng, có rất nhiều công việc bạn cần phải làm như thuê hoặc ổn định các nội thất bên trong. Điều này làm bạn cảm thấy rất mông lung và không biết bắt đầu từ đâu, đặc biệt là đối với người chưa có kinh nghiệm. Nắm bắt được khó khăn này, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn danh sách 20 công việc cần làm khi thuê văn phòng mới một cách chi tiết nhất.
Xem thêm: Cho thuê văn phòng tại Hà Nội đẹp, hiện đại và đa dạng
Giai đoạn 1: Chuẩn bị thuê văn phòng
1. Xác định một số yếu tố khi chọn thuê văn phòng
- Mục đích sử dụng.
- Khả năng tài chính.
- Kế hoạch kinh doanh hiện tại.
2. Một số tiêu chí và công việc cần đặt ra khi thuê văn phòng:
- Vị trí và diện tích của văn phòng, khả năng thuận tiện giao thông, nơi đỗ xe,…
- Diện tích có thể sử dụng, thời gian thuê, giá thuê.
- Hệ thống điều hòa, thang máy, phòng cháy chữa cháy, dịch vụ.
- Xác định thời gian chuyển đến, thời điểm làm nội thất.
- Lựa chọn hướng và vị trí hợp phong thủy.
- Mua sắm các vật dụng cần thiết để trang trí văn phòng.
- Thiết kế nội thất.
- Thay đổi địa chỉ văn phòng trên các giấy tờ pháp lý.
- Lắp đặt hệ thống viễn thông và internet.
- Thay đổi đăng ký kinh doanh.
3. Tiến hành phân công nhiệm vụ cho các nhóm, bộ phận khác nhau.
4. Tìm chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp.
5. Tìm chọn các đơn vị thiết kế và thi công phù hợp để khái quát chi phí, tư vấn sơ bộ thiết kế và bố trí diện tích sao cho hợp lý.
Giai đoạn 2: Tiến hành thuê văn phòng
Liệt kê danh sách cần làm khi tiến hành thuê văn phòng
- Lên danh sách các tòa nhà đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp.
- Tiến hành đánh giá thực tế, đàm phán với chủ nhà về giá, thông tin tòa nhà, so sánh để đưa ra quyết định cuối cùng.
- Tiến hành ký hợp đồng thuê văn phòng.
- Tính toán, bố trí mặt bằng sao cho phù hợp.
- Làm thủ tục kết thúc hợp đồng đối với văn phòng cũ.
- Tiến hành ký hợp đồng với nhà thiết kế và thi công nội thất.
- Giám sát quá trình thi công nội thất để đảm bảo tiến độ và chất lượng.
- Sửa đổi địa chỉ công ty trên các giấy tờ, website, biểu mẫu,…
- Mua sắm một số trang thiết bị văn phòng cần thiết.
- Làm thông báo tới khách hàng về sự thay đổi địa điểm doanh nghiệp và kế hoạch sắp tới.
- Lắp đặt, di chuyển điện thoại, internet.
- Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh.
- Sắp xếp sơ đồ vị trí cho các bộ phận làm việc và nhân viên.
- Tiến hành di chuyển sang văn phòng mới.
- Tiến hành hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng với văn phòng cũ.
Một số lưu ý quan trọng khi lựa chọn văn phòng mới
Khi chọn văn phòng mới cần lưu ý những gì?
Văn phòng là nơi thường xuyên phải gặp gỡ khách hàng cũng như ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên nên đòi hỏi bạn cần phải có sự đầu tư về chất lượng và tính thẩm mỹ. Dưới đây là một số lưu ý khi chọn lựa văn phòng mới:
- Phù hợp với đối tượng khách hàng
Như đã nói ở trên, văn phòng là nơi khách hàng thường xuyên lui tới nên bạn cần cân nhắc chọn lựa văn phòng phù hợp. Cụ thể, nếu khách hàng của bạn hầu hết là người trẻ tuổi thì hãy chọn không gian rộng rãi, trang trí màu sắc bắt mắt, năng động. Nếu khách hàng là người lớn tuổi, nên chọn văn phòng tại tòa nhà cao ốc ở trung tâm thành phố là thích hợp hơn cả.
- Vị trí phù hợp
Vị trí của văn phòng cần đảm bảo thuận tiện cho nhân viên hoặc đối tác, những nơi ít khi tắc đường, không khí trong lành và có nơi đỗ xe.
- Chi phí thuê hợp lý
Bạn cần xác định ngân sách của doanh nghiệp có đủ để thuê văn phòng lâu dài hay không. Điều này phụ thuộc vào các yếu tố như vị trí, diện tích, các tiện ích khác.
- Mức độ an ninh
Đội ngũ an ninh chuyên nghiệp, mức độ an ninh của tòa nhà cao sẽ là yếu tố quan trọng để bạn an tâm làm việc lâu dài.
Một số yếu tố ảnh hưởng khác bạn cũng cần chú ý như: phòng họp, mối quan hệ với chủ nhà, khả năng mở rộng diện tích khi cần, bãi gửi xe, không có các chi phí phát sinh,…
Tùy vào nhu cầu và mục đích dài hạn của công ty mà bạn có thể đưa ra những lựa chọn văn phòng hợp lý. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn thuê văn phòng tại Hà Nội và các dịch vụ liên quan, hãy liên hệ ngay với chúng tôi.